彭　澎（合肥市徽元公证处）


　　公证工作从一九八0年恢复以来，笔者在参加历次公证质量检查时发现：公证员、公证机构在向当事人、公证事项的利害关系人、证人或者有关单位、个人核实或者收集有关公证事项的证明材料时，在遇到一些合同、协议、文件、证照、表格、票据等书证材料原件不能收集存档的情况下，绝大多数公证员、公证机构对外出调查取得或利害关系人、证人提供的书证材料原件的复印（复制）、摘抄件均要求被调查的单位、个人、档案管理人、利害关系人或证人在该复印（复制）、摘抄件上注明复印（复制）、摘抄件的来源及其原件存管何处后签名、盖章证实；而对当事人主动或根据公证员要求提供的证明材料原件的复印（复制）、摘抄件却不要求当事人在该复印（复制）、摘抄件上注明复印（复制）、摘抄件的来源及其原件存管何处后签名、盖章，而是由公证员在该复印（复制）、摘抄件上注明“本复印件与原件相符”，由公证员作为审核人签名作证，然后立卷归档。为什么同样的书证采集，公证员、公证机构却采取两样做法。笔者曾多次在一些公证业务、质量交流会上提出异议，但至今也没有引起广大公证员、公证机构、甚至公证管理部门的重视，也没有人改正上述做法。究其根本原因：一是一些公证员、公证机构和公证管理部门对二00二年八月一日起施行的《公证程序规则》第二十七条和第三十条的误解。该《公证程序规则》第二十七条：“公证人员从有关单位摘抄的档案或其他书面证据材料，应交提交材料的单位核对并盖章。有关单位应积极予以协助。”；第三十条“对原件或其他无法入卷的证据材料，公证人员应做成复制件或复印件入卷，复制人应注明复制件与原件相符和复制日期并签名。”二是一些公证管理部门在制定公证质量检查标准或评判标准时，有的是含混的规定：卷内证据材料为复印件的，未注明复印件与原件相符和审核日期及核对人签名的应扣质量分。还有一些公证管理部门在误读了原《公证程序规则》后错误的规定：摘抄、复印（复制）的有关资料清晰完整，并有公证员、相关人员的核对和签名；材料原件不宜入卷的，其复印件应当经公证员核对签名、盖章，注明与原件相符。当然，也不排除此类规定是受上述较为普遍的习惯做法影响而总结出的“经验”成果，从而造成至上而下的对此种立卷归档做法的认同。这种较为普遍的立卷归档的习惯做法，现在不但不符合二00六年七月一日起施行的《公证程序规则》的相关规定；而且对一些唯一的、又不能通过其他证据证明原件曾经存在的书证，如我们仍按上述习惯做法收集复印件存档，很可能给公证员、公证机构埋下了极大的隐患，急待纠正。
　　
　　首先，二00六年七月一日起施行的《公证程序规则》第三十条明确规定：“在给当事人、公证事项的利害关系人、证人或者有关单位、个人核实或者收集有关公证事项的证明材料时，需要摘抄、复印（复制）有关资料、证明原件、档案材料或者对实物证据照相并作文字描述记载的，摘抄、复印（复制）的材料或者物证照片及文字描述记载应当与原件或者物证相符，并由资料、原件、物证所有人或者档案保管人对摘抄、复印（复制）的材料或者物证照片及文字描述记载核对后签名或者盖章。”如果说，二00六年七月一日前的上述立卷归档的习惯做法还“情有可原”的话，那么二00六年七月一日以后存在于各公证员、公证机构的上述较普遍习惯做法和一些公证管理部门的质量检查标准肯定是错误的，应予立即纠正。

　　其次，在当事人、利害关系人围绕着公证卷宗内存档的复印件产生纠纷或争议的情况下，上述习惯做法很可能使举证责任转嫁给了公证员、公证机构，从而给公证员、公证机构埋下了巨大的风险隐患。笔者曾接待过这样两起申请公证事项：接待案例一：某公安机关因某司法鉴定机构出具虚假结论的司法鉴定书，而对其作出了经济处罚决定，该司法鉴定机构表示接受处罚，但声称为避免司法鉴定机构名誉受损，要求收回该司法鉴定书原件。该公安机关担心将这唯一的司法鉴定书原件返还该司法鉴定机构后，如该司法鉴定机构毁灭证据，又反过来针对该处罚提起行政诉讼，公安机关在丧失了该处罚决定所赖以成立的主要证据（司法鉴定书原件）后，很可能败诉，因而申请办理该司法鉴定书复印件与原件相符公证。接待案例二：某甲方持某乙方出具的涉及甲方债权的唯一一份文件向乙方主张权利，乙方同意履行。但要求甲方将该涉及甲方债权的上述文件交还乙方。甲方担心该文件交还乙方后，乙方如毁灭证据可能致使甲方债权不能实现，因而申办该复印件与原件相符公证。上述两起事项。申请人均不愿也不能将上述文件原件交公证机构存档。特别是某甲方在笔者表示如不能提交原件存档，我们受理有风险的情况下，该甲方的代理人提出了另一套方案，即申请办理另一份与该涉及甲方债权的文书紧密关联的文件公证。他说：“你们办理这些文件公证，不是要复印那份涉及我方债权的文书存档吗，你们公证员不是要在复印件上注明原件与复印件相符，并以审核人名义签名证实吗。如果乙方赖帐，毁灭证据，我们就要求人民法院调阅你们的卷宗来证实确实存在过这份原件。”当笔者答复本人不会在该复印件上签名证实该复印件与原件相符，而是要求他们注明该复印件的来源和原件存管何处，由他们签名证实，并告知一旦发生纠纷，如他们不能将原件提交人民法院，造成的一切后果由他们自己承担时。上述当事人在达不到目的的情况下，自己撤回了申请。上述二起申请公证事项说明，随着公民法律意识和法律知识水平的提高，特别是一些当事人对我公证机构的内部操作方式非常清楚，他们为规避风险，总是有意无意的将风险转移给他人，甚至是我公证机构。如果对类同事项，我们在立卷归档时仍延用习惯做法，由公证员在复印件上注明“该复印件与原件相符”签名证实，并出具复印件与原件相符公证书。一旦发生诉讼，那么公安机关和某甲方可能在与对方的诉讼活动中胜诉。因为《最高人民法院关于民事诉讼证据的若干规定》（以下简称《若干规定》）第九条规定：“下列事实，当事人无需举证：（六）已为有效的公证文书的所证明的事实。”他们只要向人民法院提交了我公证机构出具的证明复印件与原件相符的公证书，就依法履行了举证责任。他们在法庭质证时，还可依据《若干规定》第四十九条：“对书证、物证、视听资料进行质证时，当事人有权要求出示证据的原件或者原物。但有下列情况之一的除外：（二）原物已不存在，但有证据证明复制件、复制品与原件或原物一致的。”请求法庭免除其出示原件的责任。而那个司法鉴定机构或某乙方因此败诉后，就很可能因此将我公证机构告上法庭。此时我公证机构作为被告，是诉讼活动的当事人，而不再是出具公证书的证明机构。角色不同了，人民法院看问题的角度也会随之改变。我们如不能在法庭质证时出示原件，人民法院不可能根据《若干规定》第四十九条规定，免除我公证机构出示原件的责任。道理很简单，我们不能以自己的公证书，或自己公证员在复印材料上注明原件与复印件相符作为证据来自己证明自己，而必须另外出示证据证明复印件与原件相符。否则，就可能败诉，就可能承担民事责任。另一种情况，对那些不能收集书证原件存档，不出具复印件与原件相符公证书，而仅仅是将书证原件的复印件作为证据材料收集存档，如果是仅仅由公证员在复印件上注明该复印件与原件相符并签名证实的，这样的档案材料不具有公证书的证据效力。还以上述二个案例为例，在这种情况下该公安机关或某甲方不但负有举证责任，在法庭质证时，人民法院就不可能免除该公安机关或某甲方出示原件的责任。一旦该公安机关或某甲方因不能出示原件而败诉，就可能反过来状告我公证机构不履行告知义务，不收集原件存档，因而致使其败诉，给其造成经济损失，追究我公证机构违反《公证程序规则》第三十条规定收集证据、违规操作的不作为责任。

　　综上所述，我公证员、公证机构在收集书证时，特别是对那些重要的、唯一的、一次性使用的书证的复印件，一定要严格按照《公证程序规则》第三十条的规定，由当事人或原件执管人在复印件上注明原件来源和原件存管在何处，并由当事人或原件执管人签名、盖章证实。坚决纠正由公证员一人在复印件上注明复印件与原件相符并签名的一人包揽全部责任的做法。我们千万不能想当然的仅从有利于公证机构的角度去解读《若干规定》。公证员、公证机构在其当事人之间发生诉讼时，是诉讼活动中的证据制发机构。一旦公证机构的当事人将公证机构告上法庭,公证机构就成了人民法院的当事人,就依法负有举证责任和在质证时出示证明材料原件的义务。所以,对那些重要的、唯一的、一次性使用的书证，一定要注意收集原件存档；实在不能收集原件存档的，除那些有来源、有登记或有原件产生的档案可查的外，公证员、公证机构还要注意履行告知今后如因不能出示原件，在一定情况下可能产生的法律后果及该后果应由谁承担的义务，对办理一些特殊的复印件与原件相符的公证，还应告知该公证书不能替代原件使用，并记录在案。只有依法加强公证活动中的每一个细节的管理，才能使公证文书真正成为经得起历史检验的证据，才能使公证员、公证机构避免可能产生的名誉、经济方面的风险，才能使公证活动真正具有公信力。

　　　　　　　　　　　　　文章来源：2008年2月21日　安徽司法行政信息网