徐新红（新疆生产建设兵团奎屯垦区公证处）

　　随着社会主义市场经济的不断发展，公民、法人及其它组织之间民、商事活动的增多和日益频繁，以及公民法律意识的不断增强，证据保全公证也逐渐成为了公证处的“热门”业务。近年来，我处就办理了为数不少的证据保全公证业务，而且范围也越来越广，涵盖了书证、物证、证人证 言、当事人陈述以及保全行为等主要证据保全类公证业务。

　　保全证据公证是指公证机构根据公民、法人或其他组织的申请，依法采取相应手段对日后可能灭失或难以提取的证据、行为过程加以验证提取、收存、固定、描述、监督的证明活动。

　　办理保全证据公证除了应当按照《公证程序规则》关于公证事项办理程序的一般性规定办理以外，还具有其特殊性。《中国公证员协会关于办理保全证据公证的指导意见》第八条规定：“对受理的保全证据公证事项，公证处应当派两名以上公证人员办理，其中至少应有一名公证员。”“公证处办理保全证据公证，可以根据具体情况采取临时封签、制图、拍照、录音、录像、复制、封存、非专业性鉴定和勘验、制作笔录等方法和措施。”十二条：“对于保全证据公证中公证员实施的勘验、鉴定措施，公证员要制作工作记录，经在场的相关人员核对并签字、盖章后，将该记录附卷宗。”可见，办理证据保全公证，尤其是物证、事实行为保全过程中涉及公证员现场实施勘验、鉴定、清点活动时，除了应在受理申请时给当事人做好谈话笔录，初步了解物、事实的基本情况以外，在公证员亲临现场时，还应做好现场工作记录。现场工作记录不仅仅只反映了公证员的现场工作程序和过程，它更是一面反映客观事实的“镜子”，它真实地再现了物、事实、行为存在的客观状态，是固定证据的珍贵的第一手资料。因此，现场工作记录在保全证据公证中占有的非常重要的地位，是保证证据公证书的一个重要的组成部分。

　　保全证据现场工作记录主要应包括以下内容：
　　1、勘验的时间、地点：
　　2、参与保全的公证人员及在场的相关人员的人数、姓名：
　　3、保全对象的基本情况：
　　4、保全的方式、方法：
　　5、保全证据的整个过程：
　　6、物证（书证）取得的时间、方式或物证的存在方式、地点、现状：
　　7、取得的证据数量、种类、形式等；
　　8、在场人员核对并签字后，将记录附卷。

　　下面，笔者就平时在办理保全证据公证业务过程当中总结的一些粗浅的经验和体会，简要地介绍一下保全证据现场工作记录的制作技巧。总结起来，主要有三：

　　一、简明扼要，言简意骇

　　现场工作记录是一种记录加少量描述式的文体，它具有非常强烈的现实感，因此在制作时我们可参照会议纪要或通讯报道的写作方法，即要做到简明扼要，语言一定要简略。只需要如实客观地记录下时间、地点、何人做了何事，是采取何种方式、方法做的，以及物或事实存在、发生的状态即可，不需要长篇大论连篇累赎地记叙与描述，甚至添加一些不必要的文学修辞和粉饰。

　　二、法言法语，用词精准

　　现场工作记录是公证法律文书的一种，因此它的制作也应符合法律文书写作的一般要求，在用词用语上一定要使用法律术语，不能随意滥用名词术语。如：对于人称应使用“申请人、当事人、在场人、勘验人、清点人员、拍摄人员”等，不能乱用名词指代。对于公证人员实施的行为应使用“提取”、“封存”“检查”或“测量”等用语，而不宜使用“拿走”、“保存”、“观看”等不规范、不严肃的字眼。另外制作现场工作记录在用词上还要注意做到严谨、准确，绝对不能使用“大概”、“上下”、“左右”等含混不清、模棱两可的词语。另外在量词的使用上也要注意准确，不能乱用，如形容重量应使用“公斤”、“吨”，而不能用老百姓惯常说的“斤”等等诸如此类的问题。

　　总之，制作现场工作记录的用词准确与否直接关系到保全证据公证是否真实、客观地反映了事物现场的面貌和状况。若我们在记录时文字表述不当或有漏洞，或者夸大、缩小事物的本来面貌，从而引起歧义，不但起不到固定证据，保护当事的合法权益的作用，反而会使公证机构陷入当事人的纠缠，尤其是在《公证法》颁布实施以后，甚至会产生诉讼风险，从而给公证机构造成损失。

　　三、突出重点，反映全貌，注重证据之间的关联性

　　保全证据公证是由公证书、现场工作记录、照片、录音或录像、图纸等共同组合而成的综合体，是一个环环相扣、互相印证的证据链。现场工作记录则是其中非常关键的一环，它起到承转启合、贯穿始终的作用。因此，在制作保全证据现场工作记录时要注意反映保全证据公证的全貌，注重证据之间的关联性，如实客观地记录下证据收集、固定的全过程，不要有所遗漏。如记录物证的收集、提取的方式和过程之后，还要交待它的去向，由保人保管，保管于何处。这样不仅做到了记录的完整性，也有利于分清责任，避免我们的执业风险。现场工作记录在保持完整性的同时，还要突出重点，不能眉毛胡子一把抓。比如反映物、或事实存在的面貌状况时，往往有现场拍摄的照片或录像加以佐证，这已经是最客观、最直接的证据反映形式了，因此现场工作记录只需简要作一描述即可，甚至可一笔带过，无需赘述。否则就会有画蛇添足之嫌，甚至可能会因为言多必失而给我们公证机构带来不必要的麻烦。

　　总之，保证证据公证现场工作记录制作的质量高低往往决定着保全证据公证的成败，也是我们公证人员现场驾驭能力和综合素质的一个体现。因此我们应该重视提高这方面的能力，从而更好地服务于保全证据公证业务的需要。

　　　　　　　　　　　　　　　　来源：2007年3月26日 安徽司法行政信息网