各市（州）司法局、省直管县（市）司法局，贵阳市元盛公证处：

为贯彻落实习近平总书记系列重要讲话精神和党的十八大、十八届三中、四中全会精神，准确把握公证工作在依法治国中的职能作用，切实增强做好公证工作的使命感和责任感，全面提高我省公证质量，推动公证工作的健康发展。今年我厅部署开展了2014年度全省公证质量检查工作。检查采取公证处自查、主管司法局检查、省厅和市（州）司法局抽查的方式进行，重点对2014年1月1日以来的公证卷宗进行了检查。现将检查情况通报如下：

一、基本情况

按照省厅《关于开展2014年全省公证质量检查的通知》要求，全省公证机构依据中国公证协会2012年1月7日颁发的《公证质量评价标准（试行）》、司法部、国家档案局1988年3月18日颁发的《公证文书立卷办法》和《公证档案管理办法》，对公证卷宗档案认真进行了自查、自纠，主管司法局对辖区所属公证机构进行了检查，及时进行了整改，并向省厅上报了书面检查报告。

从检查的情况来看，全省各级司法行政机关、公证协会及公证机构对近年来连续开展的全省公证质量检查工作高度重视，组织有力、措施接地气，对于自身检查中发现和省厅通报的问题有针对性地进行重点整改，成效比较明显。一是公证机构内部管理进一步规范。绝大多数公证机构都将业务范围、收费标准、办证程序和公证人员等上墙公示，制定了内部质量管理、公证员助理管理、重大案件报告、投诉处理和内部财务核算等一系列规章制度。水印纸有专人管理和登记，存放符合安全要求。多数公证机构都能坚持开展常规性的质量自查、自纠，针对上年度质量检查出现的问题，能及时查处和纠正，整改措施落实到位。二是公证质量进一步提升。全省各级司法行政机关、公证协会和各公证机构高度重视公证质量，质量意识明显增强。公证卷宗显示，材料更加规范齐全，办证质量明显提升。抽查的绝大多数卷宗内容完整、规范，材料齐全，装订整齐、美观，符合要求。多数要素式公证文书已基本符合写作要求，写作水平有较大提高。三是创新工作机制进一步强化。贵阳市通过积极开展公证公信力建设年活动，带动广大公证员在办证过程中始终坚持“依法”、“客观”、“公正”的原则，进一步转变工作作风，依法、规范、诚信执业；遵义市在办证过程中重点做到“四不出证”（即材料不齐不出证、手续不完备不出证、未经审批不出证、格式不符合规定不出证）、“三不办”（即内容不真实、不合法的不办；内容真实但不合法的不办；主体不合格的不办），切实提高办证质量。同时利用电子化办证的规范、高效、快捷的特点，使得办证过程更加公开透明，质量监管更加规范和高效；黔南州通过“四查四看”的办法（查内部管理制度、查卷宗档案、查收费凭证、查水印纸使用情况），做到举一反三，促进公证质量上新台阶；六盘水市大胆探索、精心研究经济社会生活领域的新变化、新需求，在全省范围内率先将公证制度引入户籍制度改革，保证了未成年的健康成长，让未成年人受教育的权利落到实处，为维护社会稳定作出积极贡献；贵阳市元盛公证处、黔东南州、安顺市、铜仁市、毕节市、黔西南州、仁怀市、威宁县以开展公证质量检查活动为契机，从真实性、合法性、程序化、规范化四个方面采取自查、互查、抽查等形式进行了检查，对查出的问题及时进行整改，切实提高了公证质量。

二、存在的主要问题

1、卷宗方面：少部分公证卷宗所收集的证据材料较为薄弱，有部分仅凭当事人自己提供的证明材料；部分公证卷宗归档顺序存在颠倒现象；极个别公证卷宗中存在多字、错字、卷宗未编页码、铅笔编号、装订页面颠倒等现象。

2、格式方面：要素式公证书格式使用不够规范、精准，描述水平有待进一步提高。

 3、笔录方面：个别询问笔录过于简单，流于形式，未能全面反映出当事人办理公证的真实意思、目的、用途，询问内容不能紧扣主题、切准要害，缺乏“告知义务”内容，针对性不强，笔录文字书写不规范等。

 4、档案管理方面：档案用房办公环境相对较差，没有专用的档案室，遗嘱等保密卷宗存放不安全、安全措施不够完备。

三、下一步工作要求

　　为进一步提高我省公证质量，根据《公证法》、《公证程序规则》和《公证文书立卷归档办法》等相关规定，提出以下工作要求：

（一）各级司法行政机关、公证协会要以学习习近平总书记系列重要讲话、党的十八大、十八届三中、四中全会和省委十一届四次、五次全会精神为契机，准确把握公证工作在依法治国中的职能作用，继续加大人力、物力、财力的投入，帮助和支持公证处改善办公条件，加快推进公证网络信息化建设，为全面提升公证质量保驾护航。努力建设完善、规范的公证工作体系、高效的人才组织体系和有力的政策保障体系，围绕省委、省政府中心工作积极发挥公证职能作用，切实加强公证质量建设，持续提升公证公信力，不断开创我省公证工作新局面,在全面推进法治贵州的历史进程中作出积极贡献。

（二）各级司法行政机关、公证协会要加强业务研究和指导，切实履行好监督、管理、指导职能，定期开展质量检查，及时查找问题，切实督促整改。要加强公证业务教育和培训，鼓励公证员加强理论研究，撰写理论文章，提升理论研究能力。

（三）公证机构要加强内部管理，健全内部管理制度，完善质量监控措施，规范内部管理和办证的各个环节，充分发挥好基础性管理作用。要针对检查发现和通报指出的问题，深入剖析，狠抓落实，整改到位。要严格依法执业，规范办证流程，大力推行公证业务办理标准化，切实提高公证质量。

                       贵州省司法厅公证工作指导处                  

                       贵州省公证协会

                   2014年12月10日