施　翔（上海市宝山公证处公证员）

　　一、背景及情况简介
　　宝钢集团上海浦东钢铁有限公司向XX Company 购买的辊底式钢板热处理炉及淬火线在使用中发现质量问题。该设备内有六十四根辊子，使用一段时间后辊子的表面涂层存在不同程度的脱落，造成所生产钢板的表面凹凸不平，产生严重质量问题。为减少损失并与相关单位进行交涉或诉讼需要，该公司决定对该机组进行停机，拆下全部辊子，将库存的全部三十三根国产辊子和在炉口的一根原装辊子替换掉其中涂层脱落最严重的三十四根辊子，再将全部辊子装上以提高所生产钢板的质量，同时对拆下的三十四根辊子进行封箱保存。
　　二、公证面临的问题
　　（一）机组内的辊子在机组内有位置号，但由于辊子都是一样的，被拆出机组就混在一起了，确定每一根辊子的唯一性，并就每一根辊子的涂层脱落层度分别向对方提出索赔很困难。
　　（二）辊子的质量问题很专业，宝钢集团一时找不到合适的专业检测部门，而停产一天的直接经济损失至少几百万元，拖下去宝钢的损失将更大。在没有专业检测部门的共同参与下，仅凭公证处一方的工作，如何才能达到宝钢的目的是一个现实的问题。
　　（三）该机组是一个大型的钢板生产线，其中每一根辊子有好几千斤重，并安装在生产线的底层，必需由十几个工人用吊车和专用设备才能拆装，拆卸一根辊子要用二个多小时，几十根辊子要连续作业一个多星期才能拆完。公证人员不可能在五十度以上的生产车间工作一个多星期，这种情况下确保保全内容的真实性是最关键的。
　　三、工作思路
本处在现场采用对每一个辊子轴端加盖本处印章，并记录下辊子钢印号以及生产线上的位置号的方式固定每一根辊子，防止工人在拆卸搬运过程中将印鉴意外擦除，在印鉴上加贴透明胶带。辊子全部拆下后，本处对拆下的辊子核对无误后再封箱保存。并决定本次保全证据的方式有三种：
　　（一）拍照：对每一根辊子的表面分三个面按固定距离依次进行拍照，再对问题严重的部位进行特写拍照。
　　（二）摄像：对工人的拆卸过程和公证员的保全过程以及辊子表面情况进行摄像。
　　（三）封箱保存：对拆下的每一根辊子装箱，并按该公司的要求加贴本处封条。
出证形式：1、公证书，同时将现场所拍照片作为附件附在公证书后；2、现场摄像资料刻制成光盘，并用国际上普遍认同的MD5加密程序进行数字加密签名，确保有关内容如作任何改动均会被发现。
　　四、证词分析
　　这件公证顺利完成的前提条件是所设计的保全方案相对严密以及现场操作过程环环相扣比较严谨。但现场工作结束后，撰写公证书也是相当关键的，这是关系一个价值数千万元的涉外经济纠纷，公证书作为主要证据材料将要被国外相关律师和专业人员分析和推敲，通常的含糊表述和大包大揽地证明公证事项“真实、合法、有效”的证明方式，可能会导致公证书很多地方被对方质疑。书写这份公证书时，我对自己的要求不仅仅是按传统套路争取将问题说清、说透，并且没有漏洞，而是定位为一名法律职业人，从公证员是保全证据法律专家的角度，将理论和实务相结合进行思考，便于当事人在国外能够顺利完成有关交涉和诉讼事宜。因此我在起草这份公证证词时，参考和引用了我国法院的新判决书的格式、表述和一些涉外法律文书的撰写技巧。
　　这份公证书的证词内容分四个部分，并按时间顺序依次排列和依次推进的，第一部分当事人陈述基本情况；第二部分当事人申办公证的权利；第三部分保全证据的工作内容；第四部分公证证明词。
　　第一部分的公证事项基本情况内容，我以往是在公证词内将当事人作的陈述简单描述后由公证处对有关事项作直接表述，而这些内容直接在公证书中表述会被认为是经公证处确认的事实。为了减少执业风险，我换了一个角度全部以当事人向本处作陈述的角度来写，并将有关事项写得较详细，这样既能够清晰完整地将保全证据的相关背景、申办公证原因及有关事项作交代，也不会因此而使公证处承担更多不必要的责任。
　　第二部分是对当事人申办本项公证的权利作表述。这一部分引用了法院判决书的一种表述方式，将当事人提供的主要证据材料作列举，并写明这些证据材料想要证明的内容。原本我起草这部分证词时，将当事人提供的主要材料、需要证明的内容和本处对这些证据的审核情况作详细列举。考虑到有关材料是否充分、调查核实情况是否严密，公证行业内部和国内外法律人员对此没有一个标准，写多了反而可能在涉外交涉中被抓漏洞，而且这部分内容详尽与否并不影响证词的其他部分的效力，所以最终定稿时，将这部分内容高度浓缩为一句话。
　　第三部分是对保全证据的工作内容作表述，这一部分根据实际操作次数，分了三个段落。这一部分由于保全对象和保全方式比较复杂，要将有关工作表述清楚并让人一目了然存在一定困难。因此我改变了以往单纯地对现场工作的客观描述来写公证证词的方式，在描述现场的工作内容前增加了一段我办理这个保全证据的工作思路，将保全证据所面临的问题、解决这问题所选择的保全方式、具体这些操作方式要达到的目的等涉及主观思考的内容作了简单交代。这样能让阅读这份公证书的人对保全证据的工作内容、采取这些工作的目的和因果关系有一个较清晰明确地了解，从而提高公证证词的说服力。
　　第四部分是公证的证明词部分，通常的证明词是将有关取得的证据作简要陈述和列举，有的还在后面大包大揽地证明有关事项“真实、合法”。我写这份证明词时对客观情况和保全取得的相关证据作如实详尽地陈述，至于是否真实、是否合法，让使用这份公证书的人看了这些证据及取得证据的手段和过程后自己评价。并且我作这份公证书时特别注重证据本身形式上的真实，在常规的将录像资料制作成光盘的基础上，增加了数字加密签名，将录像资料用国际上普遍认可的MD5算法程序，进行数字计算，得出一组数字加密签名，并将该签名记录在光盘和公证证明词内，确保该证据一旦被人作任何修正都会被发现，从而加强所取得证据本身的真实性和可使用性。
　　我在公证证明词中省去了真实、合法的表述，是为减少公证处的风险责任，否则如果保全的证据本身有任何不真实、不合法或是其它影响效力的情况，就可能涉及公证书的撤销与否。而如果仅是作客观描述，只要这些证据是现场真实取得的，即使是由于取得证据的方式、客观技术手段的限制或是主观控制之外的原因等导致取得的证据有瑕疵甚至是对一个虚假的证据进行保全，则仅涉及到该证据本身是否能使用，而不会影响公证书的有效性。因为公证证词仅证明取得证据的过程和由此取得了相应证据的事实，并未证明所保全的证据本身是否真实。如果在与当事人作的询问笔录中，记录清楚当事人要求公证处对何证据用何工具以何方式进行保全，则公证处更不会因所取得的证据有缺陷而承担相关责任。
　　这份公证书出具后，宝钢集团法务部就开始了有关涉外交涉和诉讼活动。在这期间浦钢公司因世博会场址建设而被动拆迁，因此将该设备转让给新疆八一钢铁公司，由于有关诉讼证据材料完备，该设备的转让工作进展得相当顺利，并且没留有后遗症。公证处得到了浦钢公司和宝钢集团法务部的好评。
　　　　　　　　　　　　　　　　　　（本文原载《上海公证》2008年第1期）




附：
　　　　　　　　　　　　　　　公　　证　　书
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　(2004)沪宝证经字第xx号
申请人：上海xx钢铁有限公司
住所：上海市浦东新区xx路xx号
企业法人营业执照注册号：xxxxx
法定代表人：xx，职务:总经理
委托代理人：xx
公证事项：保全证据
　　申请人上海xx钢铁有限公司法定代表人xx的委托代理人xx向我处称：申请人委托上海xx贸易有限公司向xx Company 购买的辊底式钢板热处理炉及淬火线（英文名：xxxx）在使用中发现存在质量问题。该设备共有九十八根辊子，其中三十四根是低温辊子，另外六十四根中有一根机架位置第98号是在炉外，没有受到高温侵蚀，有两根机架位置号为61和91号的辊子因质量问题严重早已被换成国产辊子，以维持生产，其余六十一根高温辊子的表面涂层存在不同程度的脱落，已影响设备的正常使用。现申请人已决定对该机组进行停机，并拆下全部六十一根高温辊子，选出其中表面涂层的脱落程度相对较轻的二十七根辊子，连同库存的三十三根国产辊子和一根在炉外没有受到高温侵蚀的机架位置第98号的辊子，再重新放回炉内使用，同时将被替换下的三十四根辊子进行封箱保存。现申请人为与相关单位进行交涉或诉讼需要，向本处申请办理证据保全公证，要求本处对其所替换下来的三十四根辊子装箱后进行密封以保全证据。
　　申请人向本处提供了企业法人营业执照、法定代表人身份证明书、授权委托书、身份证件及相关合同等文件材料，以证明其具有申办本次公证的权利。
　　根据《中华人民共和国公证暂行条例》、《公证程序规则》、《上海市公证条例》的规定，本处派公证员施翔、侯瑞和公证人员高信宝于二○○四年九月十三日上午十时四十五分来到上海市浦东新区xx路xx号，对位于其中厚板厂的辊底式钢板热处理炉及淬火线机组内辊子的状况进行证据保全。由于申请人称每根辊子抽取完毕需要近二个小时，故本处采用记录辊子机架位置号和轴端钢印号并在该辊子轴端加盖本处印章的方式，以确定辊子被拆下后不被调换，并在该印鉴处粘贴透明胶带，防止工人在操作时印鉴被意外擦掉，最后于全部辊子抽取完毕后本处对辊子审核无误后再一次性封箱。今日申请人在现场要求本处对该机组上的机架位置号为64至97号（其中机架位置号为91号的辊子因为是已换成国产辊子，故申请人要求该机架位置内的辊子不作为本次保全对象）内的三十三根辊子进行证据保全。在现场申请人的工人将该三十三根辊子的轴套拆下后，加盖本处印章，并在该印鉴处粘贴透明胶带，在现场加盖本处印章的辊子机架位置号和轴端钢印号详见本公证书附件一——本处于二○○四年九月十三日制作的《工作记录》。其中机架位置号94号、轴端钢印号为63号的辊子被当场抽出并封装于木箱中，同时在该木箱的四周加贴本处的封条并加盖本处印章，木箱密封后由申请人保存。全过程在承办公证员施翔、侯瑞和公证人员高信宝的监督下至二○○四年九月十三日十八点三十分结束，在现场由公证人员高信宝拍照、申请人代理人xx摄像，全过程由申请人的法律顾问室主任xx、xx贸易公司员工xx在场，公证员施翔制作《工作记录》一份。
　　本处派公证员施翔、侯瑞于二○○四年九月十五日上午十时三十分来到上海市浦东新区xx路xx号，对位于其中的上述机组内辊子的状况进行证据保全。申请人在现场要求本处对该机组上的机架位置号为35至63号（其中机架位置号为61号的辊子因为是已换成国产辊子，故申请人要求该机架位置内的辊子不作为本次保全对象）内的二十八根辊子进行保全证据。在现场申请人的工人将该二十八根辊子的轴套拆下后，在该辊子轴端加盖本处印章，并在该印鉴处粘贴透明胶带。在现场加盖本处印章的辊子机架位置号和轴端钢印号详见本公证书附件二——本处于二○○四年九月十五日制作的《工作记录》。全过程在承办公证员施翔、侯瑞的监督下至二○○四年九月十五日十四点四十五分结束，在现场由公证员侯瑞拍照、申请人代理人xx摄像，公证员施翔制作《工作记录》一份。
　　本处派公证员施翔和公证人员江黎鸣于二○○四年九月二十二日上午十点来到上海市浦东新区xx路xx号，对存放于其中厚板厂备件厂房二跨西内的从上述机组内已抽出的三十三根辊子的封箱进行保全证据。本处对该需封箱的三十三根辊子轴端钢印号和已有的本处印章查验后，确认该需封箱的辊子为本处于二○○四年九月十三日和九月十五日在上述机组上在轴端加盖本处印章的辊子。申请人的工人于当日下午三点三十分开始对该三十三根辊子进行封箱，全部辊子共装入十七个木箱，除九号木箱装入一根辊子外其余十六个木箱每个封装入二根辊子。辊子封箱后在该木箱的四周粘贴了本处的封条并加盖本处印章，同时公证员施翔在粘贴于木箱上部的封条上按1至17的顺序对每一个箱子进行依次编号。在现场封箱的箱号和封入的辊子轴端钢印号详见本公证书附件三——本处于二○○四年九月二十二日制作的《工作记录》。全过程在承办公证员施翔和公证人员江黎鸣的监督下至当日晚上十一点三十五分结束，在现场主要由公证人员江黎鸣拍照、申请人的法律顾问室xx进行摄像，公证员施翔制作《工作记录》一份。 兹证明在本次保全证据的全部过程中本处未发现任何虚假或可疑的情况，与本公证书相粘连的三份《工作记录》的复印件与原件相符，原件上的签名均属实，该《工作记录》系对保全证据的现场工作所作的真实记录，原件由本处保存；与本公证书相粘连照片共一百十七张为现场拍摄所得，照片底片保存于本处；在现场拍摄录像二十六分十六秒，本处将该录像资料制作成DVD光盘，该光盘内的录像资料未经编辑处理，系现场工作的真实记录，该光盘一式二张，一张由本处保存，另一张交由申请人持有。该光盘内的文件使用MD5算法的电脑程序进行数字加密签名，以确保该光盘内的文件被作任何修改后可被发现，生成的签名为：
　　VTS_01_1.VOB ：898dxxxx；
　　VTS_01_2.VOB ：849fxxxx。
附件：
　　1. 本处于二○○四年九月十三日制作的《工作记录》复印件（共二页）；
　　2. 本处于二○○四年九月十五日制作的《工作记录》复印件（共二页）；
　　3. 本处于二○○四年九月二十二日制作的《工作记录》复印件（共二页）；
　　4. 现场拍摄照片（共一百十七张）。
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　上海市宝山区公证处 　　　　
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　公证员　XX
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　二○○四年XX月XX日


来源：中国公证协会公证文书改革委员会2008年7月31日《公证文书改革参考》第1期